Die Weiterbildung "Office Management mit KI" qualifiziert dich für die vielfältigen Aufgaben im Office Management. Typische Rollen sind Office Manager:in, Bürokraft, Sekretär:in oder Assistenz. Du lernst die sichere Abwicklung von Geschäftskorrespondenz per Post und E-Mail. Du übst, wie du deinen Arbeitsplatz organisierst und im Kontakt mit Kund:innen professionell auftrittst. Der Anbieter legt Wert auf Praxisrelevanz: Gelernte Inhalte übst du in Vorträgen, Übungen und Rollenspielen.
Im ersten Baustein geht es um Definition und Bedeutung des Büromanagements, Anforderungen an Bürofachkräfte sowie Umweltschutz, Ergonomie und Unfallverhütung. Du beschäftigst dich mit den Zielen und Aufgaben eines Büromanagers. Dazu kommen Zeitmanagement- und Priorisierungstechniken wie die SMART-Methode, die ALPEN-Methode, die Eisenhower-Matrix und das Pareto-Prinzip. Am Ende entwickelst du eigene Checklisten und Workflows für deinen Arbeitsalltag.
Ein weiterer Block behandelt professionelle Korrespondenz: Aufbau und Stil von E-Mails, Briefen und Protokollen. Du übst Kommunikationsmodelle sowie aktives Zuhören und Fragetechniken. Weitere Themen sind Kundenorientierung und Beschwerdemanagement. Im Rollenspiel trainierst du professionelles Telefonverhalten, von der Begrüßung bis zum Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern.
Im Bereich moderne Büroorganisation und Digitalisierung lernst du Software wie Microsoft 365 und Google Workspace kennen. Dazu kommen Projektmanagement-Tools wie Trello und Asana. Weitere Themen sind E-Mail-Management, digitale Kalender und Dokumentenmanagementsysteme. Du lernst die Zusammenarbeit in virtuellen Teams über MS Teams, Slack oder Zoom. Zum Abschluss dieses Blocks geht es um Cloud Computing mit Google Drive, OneDrive und Dropbox.
Ein eigener Themenblock vermittelt Grundlagen der Künstlichen Intelligenz im Büromanagement. Du lernst Definition und Einsatzgebiete von KI sowie Chancen und Grenzen von KI-Tools kennen. Ergänzt wird der Block durch Datenschutz und ethische Aspekte bei der KI-Nutzung sowie eine Diskussion realer Beispiele und Zukunftsperspektiven.
Der letzte Baustein dreht sich um Organisation und Planung. Du lernst Grundbegriffe des Projektmanagements und agile Methoden wie Kanban. Weitere Themen sind die Planung und Nachbereitung von Meetings sowie das Reisemanagement für Geschäftsreisen. Die Weiterbildung dauert insgesamt 20 Tage, jeweils von 8:30 bis 15:45 Uhr, das sind rund 160 Unterrichtsstunden. Laut Anbieter läuft sie in Präsenz am Standort Berlin.
Am Ende steht eine interne, schriftliche Prüfung. Die Weiterbildung richtet sich an Fachkräfte und Akademiker:innen. Mitbringen solltest du Organisationsvermögen, Offenheit im Umgang mit Menschen und den Willen zur beruflichen Weiterentwicklung. Trainer:innen mit eigener Wirtschaftserfahrung begleiten dich während der gesamten Qualifizierung. Die Teilnahme ist über den Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters zu 100 % förderfähig.
